上海市民生档案远程服务机制的研究与应用
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前言
【资料图】
6月15日，作为6月9日国际档案日重要活动之一的“上海档案创新发展成果展示体验活动”即将开幕，数字罗塞塔计划视频号有幸作为本次活动的直播平台将为兰台科技事业的发展贡献绵薄之力。本号也将推出一期近10年来笔者亲身参与的“上海市档案科技获奖项目”介绍的系列文章分享给大家，以示庆祝。
今天我们先来分享《上海市民生档案远程服务机制的研究与应用》，该课题获得了2013年度国家档案局科技成果二等奖：
同时也获得了2013年度上海市档案局科技成果特等奖：
一、课题研究内容
本课题的研究内容主要包括三部分：
1.全市范围馆际联动、馆社联动、馆室联动机制的建立。
主要对如何搭建起档案馆之间的“馆际”、档案馆与社区事务受理服务中心之间的“馆社”、以及档案馆与各涉民部门办事窗口之间的“馆室”三联动的档案服务机制进行深入研究，提出切实可行的方法和措施。
2.全市分布式民生档案信息资源整合与共享的实现。
基于上海市政务外网平台对分布在各区县档案馆的婚姻登记、独生子女证、知青上山下乡、知青返城及知青子女入户等民生档案的全面整合进行研究，采用云计算技术建立并部署全市民生档案服务平台。
3.全市民生档案远程服务保障机制的研究。
全市民生档案远程服务的实现离不开全面、有效、先进的保障机制，通过课题研究提出行之有效并具有推广价值的民生档案远程服务的保障机制，包括规范制度、人才队伍、信息安全、运行维护等各个方面。
由于“上海市民生档案远程服务保障机制”的内容不适合分享，下面笔者对课题的前两部分内容适当删减之后进行简要介绍。
二、民生档案远程服务机制研究
本课题的研究内容主要包括三部分：
2.1 三大联动的定义
所谓“馆际联动”，是指利用者在本区县档案馆查询民生档案信息，而所需档案在另一档案馆时，采用跨馆联动的方式进行调阅和出证。“馆际联动”主要解决的是全市两级国家综合档案馆分布式民生档案信息资源库的整合和共享问题，是民生档案远程服务机制建立的基础。
所谓“馆社联动”，即利用者可在所属区域的街道社区事务受理服务中心，查询和办理馆藏档案的查阅和出证。老百姓可以从就近街道社区事务受理服务中心查到所需要的档案，并当场获得由档案部门出具的凭证，一次性把事情办结，大大缩减以往繁复的流程和来往路途中的奔波。
所谓“馆室联动”，是指档案馆和立档单位（涉民委办局单位）在民生档案利用服务工作中的业务协同。包含两层含义：一是在市级层面，由市档案馆整合各涉民委办局单位的民生档案数据；二是在社区层面，将民生档案远程服务向各涉民部门的社区办事中心延伸，不断拓展民生档案远程服务的服务网点，使民生档案查询、出证、办事一步到位，从而实现“省事、省力、又省心，便民、利民、更惠民”的目标。
2.2 三大联动业务模型设计
全市民生档案远程服务的业务模型如下图所示。
由图可知，从按层级划分的区域平台角度上来看，整个业务模型涵盖了全市三级联动平台：最上级是市级平台，中间级是区级平台，最下级是基层平台（街道/乡/镇和涉民部门）。分别说明如下：
01
在市级平台上，市档案馆收集各涉民委办局单位的民生档案数据，形成市级民生档案资源库，同时也是全市民生档案资源总库，这就是市级平台上的“馆室联动”。同时市档案馆与各区县档案馆进行民生档案两级分布式信息资源整合，实现市级和区县级之间的民生档案信息资源实时共享，形成“馆际联动”；
02
在区级平台上，除了各区县档案馆之间实现民生档案数据交互，形成“馆际互动”之外，各区县档案馆可为下属的街道/乡/镇的社区事务受理服务中心提供民生档案信息查询服务，形成“馆社联动”。同时，各区县档案馆可为本区所辖计生中心、婚姻收养登记中心等涉民部门办事中心提供民生档案信息查询服务，解决各涉民部门的查档需求，形成区级平台上的“馆室联动”；
03
在基层平台（街道/乡/镇和涉民部门）上，社会公众既可通过社区事务受理服务中心查阅民生档案，也可通过涉民办事部门窗口对所需档案进行查阅。社会公众从基层平台发出查档申请后，各区县档案馆将所需档案证明资料传输至街道社区或各涉民办事部门，对于各区县档案馆和街道/乡/镇社区事务受理服务中心之间的信息交互就是“馆社联动”，对于各区县档案馆和涉民部门办事窗口之间的信息交互就是“馆室联动”。
2.3 三大联动技术模型设计
全市民生档案远程服务的技术模型如下图所示，整个技术模型依托政务外网平台实现。
整个技术模型的实现过程描述如下（以下实现过程仅说明技术实现的具体步骤，并不代表业务操作顺序）：
STEP 1
社会公众通过前台受理终端进行就地查询，提交查档申请；为了确保信息安全，各前台受理终端均配备了用户身份认证的USB-Key；
STEP 2
查档申请受理后，向全市民生档案服务平台（“民生档案云”）发出请求，该请求首先传输至所在区县的节点服务器；
STEP 3
从本地数据库中查询民生档案。本地节点服务器在执行查询命令过程中，通过数据库服务、模型服务、目录服务、缓存服务等服务的协同工作完成整个操作；
STEP 4
不管有无查询结果，本地数据库服务器都将信息反馈给本地节点服务器；
STEP 5
如果没有查到结果，本地节点服务器进而将请求广播至全市各节点服务器（远程分布式资源库）；
STEP 6
各分布式节点服务器从各自的本地数据库服务器中查询数据；
STEP 7
本地数据库服务器将结果反馈给各自的分布式节点服务器；
STEP 8
各分布式节点服务器将结果反馈给请求发起的本地节点服务器；
STEP 9
本地节点服务器最终响应前台受理终端发出的查询请求；
STEP 10
查询完毕，执行出证操作。
三、民生档案远程服务平台功能
3.1 功能框架
民生档案服务平台的功能框架如下图所示：
根据设计思路，民生档案服务平台按使用角色划分，可分为公众、受理人员、审批人员和系统管理员。
公众
就近到各个民生档案服务受理点提出档案利用申请，包括档案信息检索和档案出证服务。
受理人员
主要面对公众的查档请求，进行相应的业务操作。包括出证业务提醒、受理登记、打印出证、利用申请等。
审批人员
审批人员对业务人员提交的利用申请进行审批，审批根据档案信息所在地的不同又可以分为本馆审批和跨馆审批。
系统管理员
系统管理员负责整个民生档案服务平台的管理和运维，包括系统管理、节点管理、数据总线、系统配置等主要功能。
3.2 一站式检索
民生档案服务平台功能实现的关键在于如何体现“一站式”检索，设计思路如下图所示：
通过以上设计，可以实现以下目标：
01
建立真正“一站式”的检索门户，所有用户所需要的民生档案信息都可以在该门户上查到；
02
建设个性化检索门户，根据不同的角色设计不同的检索主界面，将当前角色最常用的检索手段放在门户上，同时将其最关心的信息“推送”到页面上，方便用户操作；
03
采用“探索式”层层深入的设计理念，配以友好的检索向导，一步步引导用户得到所需的信息；
04
提供一体化检索工具，打破档案类型和数据格式对信息资源造成的割据，实现跨门类、跨格式、跨数据库的全文模糊检索；
05
引入“推荐”、“排名”、“标签”、“订阅”等互联网检索手段，提升整个系统的先进性、实用性和易用性；
06
整合分布式目录中心系统的建设成果，在统一的检索平台上实现市、区两级民生档案信息资源的联网分布式检索。
3.3 功能示意
根据个性化的设计思路，民生档案服务平台按照使用权限不同，可区分为查档受理人员和查档审批人员两种，拥有不同权限的人员，登录后分别显示不同的台帐界面。
查档受理人员登录平台系统后进入如下界面，包含受理登记、受理查询、待出证业务、利用情况查询等。
查档审批人员登录平台系统后进入如下界面，包含受理登记、受理查询、待出证业务、利用情况查询、查档审批、档案检索和统计报表等功能。
需要说明的是，这毕竟是10年前的课题，文中介绍的机制、架构和功能现在看来难免存在不尽合理之处，笔者为了尽量保持原貌，未作处理，仅供读者参考。
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